Checkliste für den Stallordner vor Kontrolle und QS Audit
Diese Checkliste führt durch die Unterlagen, die bei einer Kontrolle oder einem QS Audit griffbereit sein müssen. Jeder Prüfschritt erklärt, welches Risiko er im Betriebsalltag vermeidet.
Eine Kontrolle wird selten durch ein einzelnes fehlendes Blatt schwierig. Kritisch wird es, wenn Bestandsregister, HIT-Meldungen, Arzneimittelbelege und Aufzeichnungen zur Anwendung nicht dieselben Tiere, Daten und Zeiträume abbilden. Arbeiten Sie den Stallordner deshalb nicht erst am Kontrolltag durch, sondern gleichen Sie ihn regelmäßig gegen den tatsächlichen Bestand ab.
Die folgende Checkliste ist für Rinder, Schweine, Schafe und Ziegen aufgebaut. Sie hilft auch bei einer Betriebsübergabe: Wer den Ordner übernimmt, muss nachvollziehen können, welche Tiere wann im Betrieb waren, welche Meldungen erfolgt sind und ob behandelte Tiere wieder für Milch, Fleisch oder Zucht abgegeben werden durften.
Zuerst sind Tierart, Betriebsnummer und Register zuzuordnen
Legen Sie an den Anfang des Stallordners ein übersichtliches Stammdatenblatt. Darauf gehören die Betriebsnummer sowie die Registriernummer nach der Viehverkehrsverordnung. Bei mehreren Standorten, Haltungsformen oder Registriernummern muss eindeutig erkennbar sein, welchem Standort und welcher Tierart jede Unterlage zugeordnet ist.
Führen Sie Bestandsregister getrennt nach Rindern, Schweinen, Schafen und Ziegen, soweit Sie diese Tierarten halten. Ein Register darf nicht dadurch unprüfbar werden, dass Einträge verschiedener Tierarten, Betriebsstätten oder Tierhalter vermischt sind. Bei gepachteten Flächen oder Gemeinschaftshaltungen ist besonders sorgfältig zu klären, wer rechtlich als Tierhalter dokumentiert und meldet.
Prüfschritt im Ordner
- Vergleichen Sie Betriebsnummer und Registriernummer auf dem Stammdatenblatt mit den Angaben in Ihren Meldesystemen und auf tierärztlichen Belegen.
- Beschriften Sie jedes Register mit Tierart, Betriebsstätte und dem erfassten Zeitraum.
- Ordnen Sie Vollmachten, Betriebsübernahmen oder Halterwechsel so ab, dass Zuständigkeiten für Meldungen nachvollziehbar bleiben.
Dieser Schritt verhindert, dass korrekte Aufzeichnungen bei der Kontrolle dem falschen Betrieb oder der falschen Tiergruppe zugerechnet werden. Eine verständliche Zuordnung spart auch der nächsten Generation Sucharbeit, wenn Aufgaben im Familienbetrieb übergeben werden.
Welche Angaben in das Register gehören, erläutert der Beitrag Bestandsregister nach Viehverkehrsverordnung verständlich erklärt im Zusammenhang mit den Anforderungen der Viehverkehrsverordnung.
Jeder Zu und Abgang braucht einen passenden Registereintrag
Prüfen Sie jeden Zugang und jeden Abgang gegen die Belege und gegen den Bestand im Stall. Das Bestandsregister muss die nach der Viehverkehrsverordnung erforderlichen Angaben enthalten. Dazu gehören je nach Tierart insbesondere das Datum, die Ohrmarkennummer des Einzeltieres oder die Stückzahl, Herkunft oder Verbleib sowie Angaben zum vorherigen oder nächsten Tierhalter.
Bei Rindern ist die individuelle Zuordnung über die Ohrmarkennummer zentral. Bei Schweinen sowie Schafen und Ziegen richten sich Umfang und Form der Einträge nach den jeweils einschlägigen Vorgaben. Übernehmen Sie Daten aus Lieferschein, Handelsbeleg oder Begleitpapier nicht ungeprüft: Kontrollieren Sie, ob Datum, Anzahl und Kennzeichnung mit dem tatsächlichen Vorgang übereinstimmen.
Abgleich statt Nachtragen
Gehen Sie die Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge durch. Nehmen Sie zum Beispiel einen Zugang und suchen Sie dazu den Eintrag im Register, das Begleitdokument und bei Rindern die passende HIT-Meldung. Wiederholen Sie das für Verkäufe, Umsetzungen, Verendungen und, soweit für die Tierart relevant, Geburten.
| Vorgang | Im Register prüfen | Beleg zur Kontrolle |
|---|---|---|
| Zugang | Datum, Kennzeichnung oder Stückzahl, Herkunft | Begleitpapier, Lieferschein oder Übernahmebeleg |
| Abgang | Datum, Kennzeichnung oder Stückzahl, Verbleib | Verkaufsbeleg, Begleitpapier oder Abholnachweis |
| Verendung | Datum und betroffenes Tier oder betroffene Stückzahl | Unterlage zur Abholung oder Beseitigung, soweit vorhanden |
Das Risiko im Alltag liegt häufig in kleinen Abweichungen: Ein Tier wird beim Verladen mitgenommen, die Meldung erfolgt später, der Registereintrag fehlt dann ganz. Halten Sie unklare Fälle nicht mit Schätzungen offen. Klären Sie sie mit dem Handelspartner, dem Tierarzt oder der zuständigen Stelle, bevor sich ein Fehler durch weitere Einträge fortsetzt.
HIT Meldungen werden mit dem Bestandsregister abgeglichen
Bei Rindern gleichen Sie Geburts, Zugangs, Abgangs und Verendungsmeldungen mit den Einträgen im Bestandsregister und den Daten der HI Tier Datenbank ab. Maßgeblich ist nicht allein, ob eine Meldung abgesendet wurde. Sie muss auch dem richtigen Tier, dem richtigen Ereignisdatum und dem richtigen Betrieb zugeordnet sein.
Rufen Sie die verfügbaren Bestandsübersichten und Bewegungsdaten ab und prüfen Sie sie gegen Ihre Unterlagen. Achten Sie auf Tiere, die laut HIT noch im Betrieb stehen, obwohl sie verkauft, verendet oder umgesetzt wurden. Prüfen Sie umgekehrt Tiere im Stall, die in der Datenbank nicht oder bei einem anderen Betrieb erscheinen.
Abweichungen dokumentiert bereinigen
Notieren Sie zu jeder Abweichung die Ohrmarkennummer, den festgestellten Fehler, das zutreffende Ereignis und den Zeitpunkt der Korrektur. Bewahren Sie die zugrunde liegenden Belege bei den Unterlagen auf. So ist bei einer Kontrolle erkennbar, dass Sie nicht nur eine Differenz entdeckt, sondern sie nachvollziehbar bearbeitet haben.
Für die praktische Reihenfolge vom Zugang bis zur Meldung nutzen Sie den Beitrag Rinderzugang in HIT im Betrieb Schritt für Schritt melden. Die dort beschriebene Routine eignet sich auch als wiederkehrender Kontrollpunkt im Stallordner.
Die konkreten Meldewege können sich nach Bundesland, eingerichteten Zugängen und Einzelfall unterscheiden. Bei technischen Störungen oder zweifelhaften Korrekturen wenden Sie sich an die zuständige Stelle, statt einen Vorgang mit einem unzutreffenden Datum nachzubilden.
Arzneimittelbelege und Anwendungsnachweise müssen zusammenpassen
Für jede Behandlung lebensmittelliefernder Tiere müssen Abgabebeleg oder tierärztliche Verschreibung und die Aufzeichnung über die tatsächliche Anwendung zusammengeführt werden. Artikel 108 der Verordnung (EU) 2019/6 verpflichtet Halter von Tieren, die der Gewinnung von Lebensmitteln dienen, zu Aufzeichnungen über die angewendeten Arzneimittel.
Prüfen Sie pro Behandlungsfall den Arzneimittelnamen, die behandelten Tiere oder die klar abgegrenzte Tiergruppe, das Anwendungsdatum, die angewendete Menge und die Wartezeit. Ergänzen Sie außerdem die Angaben, die erforderlich sind, um die Behandlung und die Bezugsquelle nachvollziehen zu können. Ein Abgabebeleg beweist die Abgabe, er ersetzt nicht automatisch den Nachweis, welches Tier wann tatsächlich behandelt wurde.
Ein Beleg, ein Anwendungsfall, ein Rückverweis
- Versehen Sie Abgabebeleg und Anwendungsnachweis mit derselben laufenden Fallnummer.
- Ordnen Sie bei Gruppenbehandlungen die Gruppe so genau zu, dass betroffene Tiere und Verkaufsbeschränkung feststellbar bleiben.
- Prüfen Sie, ob die dokumentierte Menge zur Behandlung passt und ob Restmengen nachvollziehbar geführt werden.
- Heften Sie Berichtigungen so ab, dass der ursprüngliche Eintrag und der Grund der Änderung erkennbar bleiben.
Damit vermeiden Sie den typischen Kontrollmangel, bei dem ein Medikament im Ordner liegt, die Anwendung aber keinem Tier und keinem Datum sicher zugeordnet werden kann. Eine hilfreiche Struktur für diese Unterlagen finden Sie im Beitrag Arzneimittelnachweise und Belege richtig zusammenstellen.
Wartezeiten dürfen nicht nur auf dem Abgabebeleg stehen
Die Wartezeit muss dem behandelten Einzeltier oder der behandelten Tiergruppe im Anwendungsnachweis zugeordnet sein. Prüfen Sie zusätzlich, ob der Zeitpunkt der letzten Anwendung eindeutig festgehalten wurde. Nur dann lässt sich feststellen, ab wann Milch wieder abgegeben oder ein Tier zur Schlachtung oder Abgabe freigegeben werden darf.
Übernehmen Sie die vom Tierarzt festgelegte Wartezeit vollständig. Wenn der Tierarzt eine abweichende Anweisung erteilt, darf die Angabe nicht durch eine allgemeine Standardnotiz im Stallbuch ersetzt werden. Bei Gruppenbehandlungen braucht jede Person, die Tiere melkt, verladen oder verkauft, eine klare Information über die gesperrte Gruppe und den Zeitpunkt der Freigabe.
Verkaufsfreigabe vor dem Verladen prüfen
Führen Sie eine einfache Sperrliste im Stallordner oder unmittelbar beim Behandlungsnachweis. Vor Milchabgabe, Schlachtung, Verkauf oder Umsetzen in eine Gruppe mit anderer Vermarktung prüfen Sie Tierkennzeichnung, letzte Anwendung und dokumentierte Freigabe. Das senkt das Risiko, dass eine Wartezeit zwar korrekt auf einem Beleg steht, im täglichen Arbeitsablauf aber übersehen wird.
Bei Unklarheit gilt: Bevor ein Tier oder seine Milch vermarktet wird, muss die zuständige tierärztliche Praxis den Fall klären. Eine nachträgliche Ergänzung ohne gesicherte Grundlage macht die Wartezeit nicht nachweisbar.
Antibiotikadaten und Bestandsdaten sind fristgerecht dokumentiert
Soweit Ihr Betrieb in den Anwendungsbereich des Tierarzneimittelgesetzes fällt, prüfen Sie die halbjährlichen Mitteilungen der Tierhalterdaten an die zentrale Datenbank. Die Pflichten zur Antibiotikadatenerfassung ergeben sich aus dem Tierarzneimittelgesetz und den dazugehörigen Regelungen. Ob ein Betrieb, eine Nutzungsart oder ein Bestand konkret erfasst ist, richtet sich nach dem jeweiligen gesetzlichen Anwendungsbereich.
Halten Sie die für die Mitteilung benötigten Bestandsdaten und Zeiträume so fest, dass sie mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen. Kontrollieren Sie nach der Übermittlung, ob eine Bestätigung oder ein Auszug vorliegt, und heften Sie ihn ab. Die Meldung des Tierarztes zu Arzneimittelanwendungen und die Mitteilung des Tierhalters sind unterschiedliche Vorgänge, die einander nicht ersetzen.
Prüfen Sie Fristen frühzeitig und verlassen Sie sich nicht auf eine Erinnerung aus dem Gedächtnis. Änderungen der Rechtslage und der betroffenen Nutzungsarten können eine Neubewertung erforderlich machen. Bei Zweifeln zur Meldepflicht fragen Sie die zuständige Behörde oder eine fachkundige Beratung, insbesondere wenn sich Tierzahl, Nutzungsrichtung oder Betriebsstruktur verändert haben.
Aufbewahrungsfristen bestimmen, was im Ordner bleiben muss
Ein Stallordner ist erst vollständig, wenn Unterlagen nicht zu früh aussortiert werden. Bestandsregister sind nach der Viehverkehrsverordnung drei Jahre aufzubewahren. Arzneimittelaufzeichnungen nach Artikel 108 der Verordnung (EU) 2019/6 sind fünf Jahre aufzubewahren. Beginnen Sie die Fristen nicht nach Bauchgefühl, sondern ordnen Sie jeden Vorgang seinem rechtlich maßgeblichen Zeitraum zu.
Erstellen Sie eine Ablageliste mit Registerjahr, Behandlungszeitraum und vorgesehenem Prüfdatum für die Aussonderung. Bewahren Sie dazugehörige Belege so auf, dass die Aufzeichnung auch Jahre später verständlich bleibt. Weitergehende Pflichten aus anderen Rechtsbereichen, Vertragsprogrammen oder Anforderungen eines QS Audits können im Einzelfall zusätzliche Unterlagen oder längere Aufbewahrung erfordern.
Die Abschlusskontrolle vor Audit oder Betriebsübergabe
- Stammdaten, Tierarten und Registerzuordnung prüfen.
- Zu und Abgänge vom jüngsten Zeitraum rückwärts mit Belegen abgleichen.
- Bei Rindern Register und HI Tier Datenbank auf Differenzen prüfen.
- Jeden Arzneimittelbeleg einem Anwendungsnachweis und einer Wartezeit zuordnen.
- Antibiotikadaten, Bestandsmitteilungen und fristgerechte Ablage prüfen, soweit die Pflicht gilt.
- Aufbewahrungsfristen markieren und fehlende Unterlagen vor dem Termin klären.
So wird aus einer hektischen Vorbereitung eine wiederholbare Routine, die auch bei einer späteren Betriebsübergabe trägt. Der Autor dieses Beitrags empfiehlt, offene Punkte mit Datum und zuständiger Person auf einer letzten Kontrollseite festzuhalten, statt sie lose im Ordner zu notieren.
Wenn Sie Bestandsregister, Arzneimittelnachweis und Meldefristen an einem Ort führen möchten, unterstützt Stallheft bei Bestandsregister, Arzneimittelnachweis und Fristerinnerungen die tägliche Dokumentation. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Bereiten Sie dafür am besten konkrete Fragen aus Ihrem Stallordner vor, etwa zu Registerabgleich, Wartezeiten oder wiederkehrenden Meldefristen.
